e-Arşiv Nedir? e-Arşive Nasıl Geçerim? e-Arşiv Yazılımı e-Arşiv Fatura

e-Arşiv Geçiş

e-Arşiv Nedir ?

e-Arşiv sistemi, Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre faturalar, kâğıt ortamında en az iki nüsha olarak düzenlenerek ilk nüshası (aslı) müşteriye verilen, ikinci nüshası ise yine kâğıt ortamında aynı kanunun muhafaza ve ibraz hükümlerine göre mükelleflerce saklanılmasını kapsar. e-Arşiv, 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile getirilen e-Fatura Uygulamasına kayıtlı olmayan vergi mükelleflerine 433 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde yer alan şartlara uygun olarak e-Arşiv Uygulaması kapsamında fatura oluşturmaya, kâğıt ortamında göndermeye ve oluşturulan faturaların ikinci nüshasını elektronik ortamda muhafaza etmesine ve istendiğinde ibraz edilmesine imkan sağlayan uygulamadır. Bununla birlikte söz konusu mükellefler e-Arşiv Uygulaması kapsamında oluşturdukları faturaları, alıcısının talebi doğrultusunda ve www.efatura.gov.tr internet adresinde yayımlanan e-Fatura format ve standardını kullanmak ve söz konusu faturanın basılabilir görüntüsünü de eklemek şartıyla, müşterilerine elektronik ortamda da iletebilirler. Bu durumda e-Arşiv faturasının ayrıca kağıda basılmasına gerek bulunmamaktadır. e-Arşiv Uygulamasından yararlanmak isteyen mükelleflerin, öncelikle e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmaları gerekmektedir.


19.10.2019 e -Dönüşüm ile ilgili zorunlu geçiş tarihlerini içeren 509 sayılı VUK Tebliği Resmi Gazete'de yayınlandı.

e-Arşiv Fatura Kullanım Avantajları

  • e-Arşiv fatura sistemi kullanıcıları tüm faturalarını elektronik ortamda oluşturabilir ve yine elektronik ortamda saklayabilirler.
  • Fatura gönderimi veya ibrazının hızlı ve kolay bir şekilde yapılmasına imkan sağlar.
  • e-Arşiv fatura uygulaması kullanıcıları faturalarını elektronik ortamda gönderebileceği gibi kâğıt ortamında basılı olarak da iletebilmektedir.
  • e-Arşiv fatura uygulaması basım, gönderim ve arşivleme maliyetlerini ortadan kaldırır.
  • Verilerin otomatik kaydedilmesi hata yapılma olasılığını en aza indirirken faturaların kaybolma ihtimali ortadan kalkar.
  • e-Arşiv fatura kapsamında düzenlenen faturanın kağıt çıktısı üzerine “İrsaliye yerine geçer.” ifadesinin yazılarak kaşe ve imza tatbik edilmesi halinde ayrıca irsaliye düzenlenmesine gerek kalmaz.

e-Fatura ile e-Arşiv Arasındaki Farklar Nelerdir?

e-Fatura gönderimi yapabilmeniz için alıcının da e-Fatura kullanıcısı olması gerekmektedir. Ancak e-Arşiv gönderimi yapabilmeniz için alıcının e-Fatura kullanıcısı olması zorunlu değildir. Alıcının vereceği onay ile e-Arşiv yöntemiyle faturalarınızı gönderebilir, kağıt fatura sistemini kullanma zorunluluğundan kurtulmuş olursunuz. e-Arşiv sisteminde fatura nüshası entegratör firma aracılığı ile sağlanmaktadır.

Müşterilerimizin Yapması Gerekenler Nelerdir?

1-) e-Arşiv uygulamasını Özel Entegratör aracılığıyla kullanmak isteyen mükellefler, Başkanlıktan e- Arşiv uygulaması için izin almış özel entegratörlere başvuru yaparak uygulamaya dahil olabilirler. e- Arşiv uygulamasından özel entegrasyon yöntemiyle yararlanacak mükelleflerin ayrıca Gelir İdaresi Başkanlığına bir başvuru yapmalarına gerek bulunmamaktadır.

2-) e-Arşiv uygulamasını kullanmak isteyen mükelleflerin aynı zamanda e-Fatura kullanma zorunluluğu bulunmaktadır. e-Faturayı halihazırda kullanan mükellef özel entegratör aracılığıyla e-Arşiv hizmetinden yararlanacaklar ise sadece özel entegratörün sözleşmelerini doldurmaları yeterli olacaktır.

3-) e-Fatura kullanmayan ve e-Arşiv kullanma zorunluluğundan dolayı e-Fatura kullanacak mükellefler öncelikle aşağıdaki adımları uygulayarak e-Fatura sistemine kayıt olmaları gerekmektedir. e-Fatura uygulamasına internet aracılığı ile başvuru yapacak mükellefler gerçek kişi ise öncelikle elektronik imza diğer adıyla Nitelikli Elektronik Sertifika (Nes), tüzel kişi ise mali mühür sertifikası almaları gerekmektedir



Elektronik İmza (Nitelikli Elektronik Sertifika) alımı için aşağıdaki yöntem izlenmektedir:

http://www.kamusm.gov.tr/basvurular/nes/ adresindeki süreçler takip edilerek başvuru gerçekleştirilmelidir.
Elektronik İmza (Nitelikli Elektronik Sertifika) ücretlerine;
www.kamusm.gov.tr/urunler/nitelikli_elektronik_sertifika/fiyatlandirma.jsp linkinden ulaşabilirsiniz.
Elektronik İmza (Nitelikli Elektronik Sertifika) geldikten sonra izlenecek yollara
www.kamusm.gov.tr/islemler/sertifikami_aldim_ne_yapmaliyim linkinden ulaşabilirsiniz.

Mali Mühür Sertifikası alımı için aşağıdaki yöntem izlenmektedir:

http://mm.kamusm.gov.tr adresinden SÜREÇLER bölümüne giriş yapılır. Oradaki süreçler takip edilerek başvuru gerçekleştirilmelidir.
Mali Mühür Sertifikası ücretlerine http://mm.kamusm.gov.tr/fiyatlandirma.jsp linkinden ulaşabilirsiniz.
Mali Mühür Sertifikası geldikten sonra izlenecek yollara http://mm.kamusm.gov.tr/surecler/aldim_ne_yapmaliyim/ linkinden ulaşabilirsiniz.
Elektronik İmza veya Mali Mühürü alan mükelleflerimiz e-Fatura başvurusu için https://portal.efatura.gov.tr/EArsivPortalBasvuru/ adresinden "Elektronik Başvuru Yapmak İçin Tıklayınız" bölümüne giriş yapılır ve ilgili alanlar doldurularak kayıt işlemi tamamlanır.
e-Fatura uygulamasına Elektronik Başvuru ile ilgili rehber ve kılavuza https://ebelge.gib.gov.tr/dosyalar/kilavuzlar/e-ArsivBasvuruKilavuzu.v1.4.08.01.2018.pdf linkinden ulaşabilirsiniz.
e-Fatura işlemleri tamamlanmasıyla birlikte Özel Entegratör aracılığıyla e-Arşiv hizmetinden yararlanacak mükelleflerin Özel Entegratörün sözleşmelerini doldurmaları ve yeterli olacaktır.

Uygulamadan Yararlanma Yöntemleri ve Başvuru

Uygulamadan yararlanmak için mükelleflerin 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile getirilen e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmaları gerekmektedir. Mükellefler e-Arşiv uygulamasını, kendi bilgi işlem sistemi veya Başkanlıktan izin almış özel entegratör bilgi işlem sistemi üzerinden olmak üzere iki yöntemle kullanabilirler. Uygulamayı kendi bilgi işlem sistemi üzerinde kullanmak isteyen mükellefler https://ebelge.gib.gov.tr/ adresinde yayımlanan e-Arşiv Uygulaması Başvuru Kılavuzu'nda açıklanan şartlara uygun olarak başvuru yaparlar. e-Arşiv Uygulamasını Başkanlıktan e-arşiv izni almış özel entegratörlerin bilgi işlem sistemi üzerinde kullanmak isteyen mükellefler, doğrudan özel entegratöre başvuracak olup ayrıca Başkanlığa başvuruda bulunmazlar. Özel entegratörler kendilerine başvuran mükellefler ile ilgili istenen bilgileri https://ebelge.gib.gov.tr/ internet adresinde yayımlanan kılavuzlarda yer alan açıklamalara uygun olarak Başkanlığa elektronik ortamda bildirmek mecburiyetindedirler.

e-Arşiv Sistemi'ne Erişim

e-Arşiv sistemine erişim, e-Arşiv uyumu bulunan AKINSOFT OctoCloud, OctoPlus7 ve WOLVOX 8 programı ve AKINSOFT'un özel entegratör olarak çalıştığı Digital Planet, Edm Bilişim ve İzibiz Bilişim'in aracılığı ile sağlanmaktadır.

Güncel Kampanyalarımız